Auditing

Ik ben betrokken geweest bij audits op m’n eigen projecten en heb audits uitgevoerd op projecten van collega’s. Hoewel confronterend is een audit leerzaam voor de leden van het project team en bevestigend voor hoger management. Het is hierbij aan te raden om externe expertise in te huren. Dit voorkomt het “elephant in the room” effect en geeft een frisse kijk op zaken. Bovendien landt het advies vaak beter bij hoger management. Wat ik echter zag gebeuren is dat niet het project of de klant centraal staat, maar het auditerende (vaak grote) bedrijf en de auditor.

Tegen zeer hoge tarieven worden een of meer personen op de audit los gelaten. Vaak missen deze personen praktijk ervaring. Nog voor dat enig gesprek heeft plaatsgevonden staat de conclusie in het eind rapport al vast: alles is slecht. Maar gelukkig kunnen wij u helpen om te verbeteren. De conclusies raken echter kant nog wal, maar zijn voor hoger management zeer aannemelijk.

Eigenlijk zijn er duizenden euro’s uitgegeven om een project team te frustreren en aan een rapport met weinig waarde.

Bij een audit dient de klant, het project team en het project centraal te staan. Niet de agenda van de auditerende partij. Ik doe daarom de audit en kan daarna ondersteunen bij de transitie naar de gewenste situatie.

 

Ik auditeer een project met als doel de knelpunten en punten voor verbetering boven water te krijgen. Verbeterpunten, niet omdat het cursus boek project management het op een bepaalde manier voorschrijft, maar omdat het beter bij de situatie van het project past. Daarnaast beoordeel ik, maar veroordeel ik niet.

Audits kunnen op verschillende niveaus plaatsvinden. Het gehele project of delen waarvan men vermoed dat er een probleem zit. Basis vragen zijn: worden de processen nageleefd, is de performance realistisch, wordt de gewenste kwaliteit gehaald. Maar het dient altijd in een globale context te gebeuren. Waar de problemen zich manifesteren is vaak niet waar, of wanneer het probleem ontstaat.